エクセルを読み取り専用で開く方法

よくある話として、サーバー上に格納されているエクセルファイルをみんなで共有している場合に起こりうる問題の1つを取り上げようと思います。
エクセルファイルを開いて中身を見て閉じただけなのに、「〇〇さん、このエクセルなんか更新した?」というように言われた経験ありませんか?
ファイル更新日やファイル更新者を見ると、確かに自分になっている…なんてことありますよね。
開いて閉じたはずなのに、更新したと疑われていい気分はしません。

そもそも、開いて閉じただけなのに、なぜ更新されたことになってしまうのでしょうか。
今回はその理由と、未然に防ぐ方法についてご紹介していきます。

開いて閉じただけなのに更新日付が変わる理由

理由はいろいろ考えられるのですが、1つ疑うべきは、自動保存が有効になっていないかどうかです。
この自動保存という機能、かなり優秀な機能だと思うのですが、長時間エクセルを開きっぱなしにしていると自動保存が働いてしまうようです。(エクセルのバージョンに依存するかも…)

自動保存機能がONになっているかどうかを確認するには、

[ファイル]タブ→[オプション]→[保存] で確認できます。

自動保存の有効確認
Microsoft Office 365 ProPlus の Excelの場合の表示

赤枠箇所がONになっている場合は、開いて閉じただけでもファイルの更新日付が変わってしまう可能性があるとのことです。

開いただけで更新されないようにする方法

ファイルを開いただけで更新されてしまうなんて、親切なのやら余計なのやら…って感じですが、上記に書いた自動保存の無効化以外にもっといい方法があります。自動保存機能は便利なので残しておきたいですもんね。

要は別ファイルとして開いちゃえばいいんです。どうやって別ファイルとしてエクセルを開くか。いつものようにエクセルを開く前にひと手間加えるだけです。

別ファイルとして開くには、ファイルを開くときに [右クリック]→[新規]を選択するだけです。
※[新規]ではなく[新規作成]となっている場合もあります。OSのバージョンやExcelのバージョンによるのかもしれません。

たとえば、「test.xlsx」を読み取り専用で開きたいとします。 [右クリック]→[新規] を選択するだけ。そうすると、エクセルの上部に表示されるファイル名の最後に「1」が付与されていることがわかると思います。

エクセルを新規で開く
新規として開くとファイル名の最後に「1」が付与される

この状態で保存をしようとすると、保存先を指定するダイアログが表示されます。「新規でファイルを作ったんだからファイル名と保存先を指定してね」ってことですね。
このことからもわかるように、[新規]で開いた場合は、元のファイルをイジることなく、別ファイルとして開くので安全に開くことができます。

まとめ

今回は既存ファイルをイジらずに開く方法をご紹介しました。最近流行の働き方改革などでオンラインでのファイル共有システムを利用している方も多いかと思います。(BOXやOneDriveなど)
そんな方こそ、不必要な更新を疑われるリスクをなくすためにも、中身を見たいだけのファイルは新規で開くように心がけましょう。

では、最後におさらいです。

ファイルを更新せずに開くには新規で開けばよい

でした。意外と知られていない小技なので、ぜひ覚えてくださいね!